Vraag en antwoord ZorgDomein

Algemeen

1. Hoe krijg ik toegang tot het ZorgDomein?

Om verslagen en rapporten digitaal te versturen, heeft u een account nodig bij ZorgDomein. U kunt zich gratis aanmelden via www.zorgdomein.com/zorgverleners/keuringen.

ZorgDomein werkt met AGB-codes. Zowel op organisatieniveau als op individueel niveau. U heeft beide nodig om u in te kunnen schrijven bij ZorgDomein.

Werkt uw organisatie al met ZorgDomein, maar heeft u zelf nog geen account? Dan kan de verantwoordelijk beheerder van uw organisatie een ZorgDomein-account voor u aanmaken. Zie ook vraag 8.

2. Waarom werkt CBR samen met ZorgDomein?

ZorgDomein is het grootste Nederlandse platform voor communicatie tussen artsen en specialisten. Veel artsen werken dus al met dit platform, kennen het en weten dat het veilige onderlinge communicatie mogelijk maakt. Al 91% van de huisartsen maakt gebruik van ZorgDomein.

3. Gaat het beoordelingsproces bij het CBR sneller als de documenten van de arts digitaal worden ingeleverd?

Ja, dat gaat sneller. We ontvangen de gegevens snel en kunnen deze direct verwerken in ons systeem. De verwachting is dat daarmee de klant sneller zijn of haar besluit zal krijgen.

4. Kan ik altijd keuringen op papier blijven doen?

Het digitaal indienen heeft duidelijke voordelen voor u en de klant. Zo gaat de verwerking sneller, vraagt het minder administratie van u, hoeft de klant niet langer naar de postbus en is er minder kans op fouten en kwijtraken van formulieren. Uiteindelijk streven wij naar een volledige digitalisering waarbij alle keurend artsen gebruik maken van ZorgDomein. Klanten kunnen dan vaker zelf een arts of specialist kiezen door wie ze gekeurd willen worden.

5. Hoe kan een klant opzoeken welke artsen wel of niet digitaal werken?

Dat kan de klant niet zelf opzoeken. Het enige wat hij/zij kan doen, is vooraf telefonisch informeren bij de arts. U kunt als arts zelf uiteraard wel via uw eigen communicatiemiddelen aan uw klanten laten weten dat u digitaal werkt.

Het verkrijgen van een account

6. Voor een account op ZD heb ik twee AGB-codes nodig, namelijk een organisatie AGB en een persoonlijke AGB. Hoe kom ik daaraan?

Heeft u geen AGB-code(s), dan vraagt u deze aan op AGBCode.nl. Er zijn verschillende situaties mogelijk.

a. Uw organisatie heeft al een AGB-code, maar uzelf nog niet.

Dan vraagt u een persoonlijke AGB-code aan. Daarbij vermeld u de organisatie waar u voor werkt en dan wordt uw persoonlijke code gekoppeld aan de organisatie waar u voor werkt. Weet u niet wat de AGB-code is van uw organisatie, dan kunt u op de site zoeken op naam van de organisatie of dit binnen uw organisatie achterhalen.

b. Uw organisatie heeft nog geen AGB-code en uzelf ook nog niet.

Dan dienen beide aangevraagd te worden. U kunt hiervoor eventueel het stappenplan ‘AGBCode aanvragen persoonlijk en onderneming’ gebruiken. Zie hiervoor cbr.nl/zorgdomein.

Voorbeeld 1:

U bent basisarts, werkt voor uzelf en heeft wel een inschrijving bij de Kamer va Koophandel. In dat geval vraagt u een organisatiecode aan op de naam van uw onderneming, ingeschreven bij de KvK. Vervolgens vraagt u een persoonlijke AGB-code aan.

Voorbeeld 2:

U bent basisarts, werkt voor uzelf en heeft geen onderneming. In dat geval is het niet mogelijk om een AGB-code voor een organisatie aan te vragen. In dit geval kunt u dan ook niet op ZorgDomein en niet digitaal gaan werken. Let op: voor het aanvragen van een organisatie AGB is een Kamer van Koophandel-inschrijving verplicht.

c. U heeft een persoonlijke AGB-code, maar uw organisatie nog niet.

Vraag dan een organisatie AGB-code aan. Met in het achterhoofd bovenstaande twee voorbeelden.

7. Ik heb een vraag over de aanvraag van een AGB-code. Waar moet ik dan zijn?

Dan kunt u een email sturen aan: info@agbcode.nl of bellen met Vektis via 030 800 83 80

8. Mijn organisatie werkt al met ZorgDomein, hoe krijgen ik en mijn collega’s makkelijk onze persoonlijke accounts?

De verantwoordelijk beheerder binnen uw organisatie kan makkelijk collega’s uitnodigen vanuit zijn of haar account. Ga binnen uw organisatie na wie dit is. Of doorloop de aanmeldflow, indien uw organisatie al bekend is binnen ZorgDomein krijgt u hiervan een melding. U ontvangt daarna een uitnodiging om uw account te activeren. Heeft u hierover vragen? Dan kunt u terecht bij de afdeling Service en Support van Zorgdomein. Telefoon: 020-4715282. Of stuur een email naar: support@zorgdomein.nl

9. Ik werk voor meerdere organisaties. Hoe zorg ik dat ik binnen ZorgDomein maar één inlogaccount krijg en vanuit daar kan kiezen voor welke organisatie ik de keuringen uitvoer?

Meld elke organisatie aan via de aanmeldflow. Bij de eerste activeringsmail die u ontvangt met daarin een link om uw ZorgDomein account te activeren, kiest u na het klikken op de link RECHTS voor ‘Account aanmaken’. Bij de tweede activeringmail, kiest u na het klikken op de link LINKS voor ‘Inloggen’. Daar vult u dan gebruikersnaam en wachtwoord in van uw ZorgDomein account. Op deze wijze heeft u aan het einde slechts één ZorgDomein account, maar kunt u wel vanuit meerdere organisaties keuringen uitvoeren. Heeft u hierover vragen? Dan kunt u terecht bij de afdeling Service en Support van Zorgdomein. Telefoon: 020-4715282. Of een email sturen naar: support@zorgdomein.nl

10. Is er een BIG-registratie nodig voor het keuren via ZorgDomein?

Ja. Als u een account aanmaakt bij ZorgDomein, dan kunt u in uw profiel uw BIG-registratienummer invoeren. Doet u dit niet, dan zal u een melding krijgen op het moment dat u een keuringsformulier wilt openen. Het openen en afhandelen van een keuringsformulier is alleen mogelijk als u daadwerkelijk het BIG-nummer heeft ingevoerd.

Voor wie?

11. Welke formulieren kan ik digitaal insturen via Zorgdomein?

Alle aanvragers voor een groot rijbewijs (CDE rijbewijs) en ouderen van wie het rijbewijs op of na hun 75e verjaardag verloopt krijgen een verwijsbrief van het CBR met daarin één of meerdere ZD-codes. De ZD-code is gelinkt aan het formulier dat een arts moet invullen. Per formulier wordt één ZD-code verstrekt.

Zodra in de verwijzing een ZD-code is opgenomen én u heeft een account bij Zorgdomein, dan kunt u van start.

12. Kunnen alle artsen en specialisten met ZorgDomein werken?

Iedere arts en specialist met een account bij ZorgDomein kan formulieren digitaal indienen.

Werking van ZorgDomein

13. Hoe verstuur ik een rapport via ZorgDomein?

• U logt in op ZorgDomein;
• Ga direct in het startscherm naar 'Keuring uitvoeren' of naar het tabblad 'Regie';
• Voer in het zoekveld de ZD-code in die in de brief van uw cliënt staat. Klik vervolgens respectievelijk op ‘Zoeken’ of ‘Export’.
• U ziet de vragenlijst behorende bij de ingevulde ZD-code. Klik op ‘Beantwoorden’;
• Nu kunt u het formulier digitaal invullen. Na goedkeuring van de cliënt, verstuurt u het formulier digitaal naar het CBR door te klikken op 'Versturen'. Een kopie van het ingevulde formulier kunt u eventueel ook uitprinten.

Let op. Eerder afgeronde of nog later af te ronde keuringen kunnen in het tabblad 'Regie' teruggevonden worden. Bekijk de instructievideo op ZorgDomein.

14. De cliënt heeft de code niet bij zich, hoe zoek ik de keuringsformulieren nu op?

U kunt de formulieren alleen opzoeken via de code in de verwijsbrief. Wij adviseren onze klanten de brief met ZD-code(s) mee te nemen naar de afspraak. Heeft de persoon deze brief niet bij zich, dan kan hij of zij deze opzoeken door in te loggen op mijn.cbr.nl. Als dat niet mogelijk is, dan kunt u altijd de papieren keuringsformulieren gebruiken. Of de aanvrager moet een nieuwe afspraak maken.

15. Kan ik naast de hulpformulieren ook bijlagen opsturen via ZorgDomein?

Ja. Keurend artsen en medisch specialisten kunnen bij de meeste formulieren ook digitaal bijlages meesturen aan het CBR.

Let op: verstuur alleen een bijlage als dit noodzakelijk is. Wanneer een bijlage wordt meegestuurd, dan wordt het dossier altijd handmatig verwerkt. Het dossier wordt dan handmatig door een arts van het CBR beoordeeld. Hierdoor duurt het voor de klant langer voordat hij een besluit van het CBR ontvangt over de rijgeschiktheid.

16. Tijdens het gesprek met de aanvrager van de keuring, constateer ik dat er nog een extra formulier moet worden ingevuld. Bijvoorbeeld omdat de persoon diabetes heeft. Maar die heeft hiervoor geen verwijzing ontvangen en dus ook geen ZD-code. Kan ik dan een extra formulier toevoegen?

Nee, dat is niet mogelijk. Alleen de verwijzingen die het CBR uitstuurt, kunt u digitaal invoeren. Is deze situatie aan de hand, dan zijn er twee mogelijkheden:

1. U maakt een opmerking in het opmerkingenveld op het keuringsverslag dat u van mening bent dat deze persoon ook diabetes heeft. De medisch adviseur van het CBR kan dan vaststellen of een extra verwijzing noodzakelijk is en de aanvrager ontvangt vervolgens een verwijsbrief met code. Hiervoor zal dan wel een nieuwe afspraak gemaakt moeten worden.
2. U vult het diabetesformulier op papier in (te downloaden van cbr.nl) en vraagt de klant het op te sturen volgens de instructies in de verwijsbrief. Vermeldt u dan wel altijd ook op het opmerkingenvelden dat er een extra formulier per post wordt opgestuurd. Let op dat naam en BSN-nummer dan goed zijn vermeld op het extra formulier.

17. Moet ik het formulier invullen als de aanvrager van de keuring erbij is?

Dat is niet iets wat vanuit het CBR is voorgeschreven. U kunt het formulier invullen wanneer dat voor u en uw cliënt het gemakkelijkste is. Wel is het zo dat (in het kader van blokkeringsrecht), het nodig is dat u voor verzending aan het CBR, aankruist of de cliënt het eens is dat u het formulier instuurt. Dat is een kwestie van een vakje aankruisen. Als u het formulier later indient, dan is het wellicht noodzakelijk om eerst contact te hebben met de cliënt voor versturing.

18. Hoe kan ik later zien wat ik heb ingestuurd?

Van alle formulieren die u instuurt via ZorgDomein vindt u een opgeslagen versie op uw eigen ‘regie-blad’. Dit kunt u zien als u inlogt op uw account en naar het tabblad regie gaat.

19. Hoelang worden de formulieren op ZorgDomein bewaard?

U kunt uw ingezonden rapportages 18 maanden lang inzien.

20. Hoe werkt het blokkeringsrecht bij digitaal insturen?

De wet schrijft voor dat u de aanvrager vraagt om akkoord voor het verzenden. Dit kunt u doen aan het einde van het gesprek of de keuring. U vinkt op het formulier aan of de aanvrager het eens is met uw bevindingen en verzending daarvan naar het CBR. Is de aanvrager het er niet mee eens, dan krijgt de CBR het formulier niet. Wel krijgen we de melding dat er gebruik is gemaakt van het blokkeringsrecht. Dit betekent dat de aanvrager een jaar lang geen aanvraag voor een Gezondheidsverklaring kan doen.

Is het blokkeringsrecht geactiveerd en wil de klant dit wijzigen (de klant wil geen gebruik maken van het blokkeringsrecht)? Zoek dan het betreffende rapport op via menu Regie, heropen. Verstuur deze vervolgens met het juiste antwoord. Doe dit ook als u per ongeluk het blokkeringsrecht hebt geactiveerd.

21. Krijgt de klant ook een kopie van het formulier?

Als een arts het formulier digitaal instuurt, dan krijgt de klant hiervan een kopie in het klantenportaal ‘mijn.cbr.nl’. Hiervoor moet de klant dan overigens wel inloggen met DigiD met sms-code.

Invullen van vragen

22. Hoe vul ik de visuswaarde met correctie in als deze lager is dan 0,1?

Indien de waarde lager ligt dan 0,1. Dan vult u 0,09 in.

23. Het lijkt erop dat ik geen positieve visuswaarde kan invoeren?

Het systeem gaat ervan uit dat als er geen minusteken staat, het om een positieve visuswaarde gaat. Dus vult u 4 in, dan leest het systeem dit als plus 4. Waarde van -99 t/m 99 zijn toegestaan.

24. Wie kan ik bellen voor technische ondersteuning bij ZorgDomein?

Als er een technisch probleem lijkt te zijn bij het inloggen of invullen van uw documenten, kunt u het beste contact opnemen met de afdeling Service en Support van Zorgdomein. Telefoon: 020 471 52 82. Of stuur een email sturen naar: support@zorgdomein.nl

25. Wie kan ik bellen met een (medisch) inhoudelijke of procedurele vraag?

Dan kunt u contact opnemen met de klantenservice van het CBR: 088 227 77 00.