Achterstanden en hoe u ons als arts kunt helpen

Achterstanden en hoe u ons als arts kunt helpen

Zoals bij u wellicht bekend heeft het CBR met ernstige achterstanden te kampen. We werken hard aan het op orde krijgen van de werkvoorraad. Als keurend arts of specialist kunt u ons helpen met een paar handelingen die geen extra werk opleveren voor uzelf. Soms zelfs minder. Hieronder een overzicht met voorbeelden en achtergronden.

1. Vul geen informatie in in de vrije tekstvelden van een formulier wanneer deze niet medisch relevant is.

Voorbeelden niet medisch relevante opmerkingen
Gezonde man; mijn inziens geschikt; rijdt al 20 jaar schadevrij; graag spoed zijn rijbewijs verloopt.

Achtergrond
Een deel van de beoordeling van ingevulde formulieren kan inmiddels gedaan worden door het Automatisch Protocol wat in het nieuwe systeem ingebouwd is. Vooral wanneer er geen bijzonderheden aan de hand zijn. Wanneer een vrij tekstveld ingevuld is, is er altijd een handmatige beoordeling door een medisch adviseur noodzakelijk en kan het per definitie niet door het systeem afgehandeld worden. Daarmee kost het meer tijd en krijgt de betrokkene niet direct bericht maar moet deze wachten tot er een arts naar gekeken heeft.

NB: medisch relevante opmerkingen lezen we natuurlijk altijd graag en vereisen ook een handmatige beoordeling.

2. Houdt de barcodes intact en bij de juiste persoon

Achtergrond
De barcode op een formulier dat u of betrokkene ontvangen heeft is persoonsgebonden en formulier -specifiek.

Wanneer u een formulier op papier invult en per post verstuurt wordt bij het scannen door de barcodes op het formulier dit formulier direct aan het juiste dossier toegevoegd en wordt er in het systeem direct weergegeven dat dit bijvoorbeeld een rapport van een oogarts betreft. Hierdoor gaat de verwerking van de formulieren bij het digitaliseren veel sneller. Voorkom dus aub dat u stempels of handgeschreven tekst door of op de barcodes zet.

NB op www.cbr.nl/voorartsen kunt u de verschillende keuringsformulieren vinden. Deze zijn niet persoonsgebonden en kunt u gebruiken wanneer u geen persoonsgebonden formulier van betrokkene heeft ontvangen.

3. Stuur uw rapport of digitaal of per post, niet beide en ook niet meerdere malen

Achtergrond
Elk rapport of formulier wat we twee keer ontvangen moet ook twee keer aan het dossier toegevoegd worden en twee keer beoordeeld worden in het systeem. Het versnelt het proces dus niet om zowel digitaal als op papier dezelfde informatie in te sturen. Er moet altijd door een medewerker van de medische afdeling beoordeeld worden of er echt geen nieuwe of andere informatie in staat.

Wanneer informatie per post toegestuurd wordt duurt het even voordat het in het dossier aanwezig is en dus gezien kan worden dat het ontvangen is. Dit komt doordat er meerdere stappen doorlopen moeten worden. Het document moet gecontroleerd worden voordat het gescand kan worden, moet gescand worden, er moet gekeken worden of de scansoftware alles juist overgenomen heeft. Vervolgens moet de informatie gedigitaliseerd worden en aan het juiste dossier gekoppeld. Hier kunnen enige dagen overheen gaan. Vraag betrokkene dus alstublieft om ook hierin enig geduld te hebben, dat ontlast onze klantenservice.

4. Begin met schrijven binnen de tekstkaders

Achtergrond
Losse stukken tekst buiten tekstkaders worden niet herkend in ons scansysteem. Daardoor komt deze informatie minder makkelijk op de juiste plek terecht en wordt mogelijk ook gemist. Mocht een aantal woorden niet in het tekstkader passen, dan kan doorgeschreven worden buiten het kader. Er wordt dan in ieder geval door de software gedetecteerd dat er informatie aanwezig is.

5. Toelichting aanvinken

Achtergrond
Bij sommige vragen op de formulieren wordt een toelichting gevraagd bij de optie overig. Vergeet aub niet het hokje voor deze optie aan te vinken als deze aanwezig is, anders denkt het systeem dat er niets staat in het toelichtingenveld en wordt deze informatie mogelijk gemist.

feedback