Digitaal indienen (keurings)formulieren

Vraag en antwoord ZorgDomein

Algemeen

1. Hoe krijg ik toegang tot het ZorgDomein?

Om verslagen en rapporten digitaal te versturen, heeft u een account nodig bij ZorgDomein. U kunt zich gratis aanmelden via www.zorgdomein.com/zorgverleners/keuringen.

ZorgDomein werkt met AGB-codes. Zowel op organisatieniveau als op individueel niveau. U heeft beide nodig om u in te kunnen schrijven bij ZorgDomein.

Werkt uw organisatie al met ZorgDomein, maar heeft u zelf nog geen account? Dan kan de verantwoordelijk beheerder van uw organisatie een ZorgDomein-account voor u aanmaken. Zie ook vraag 8.

2. Waarom werkt CBR samen met ZorgDomein?

ZorgDomein is het grootste Nederlandse platform voor communicatie tussen artsen en specialisten. Veel artsen werken dus al met dit platform, kennen het en weten dat het veilige onderlinge communicatie mogelijk maakt. Al 91% van de huisartsen maakt gebruik van ZorgDomein.

3. Gaat het beoordelingsproces bij het CBR sneller als de documenten van de arts digitaal worden ingeleverd?

Ja, dat gaat sneller. We ontvangen de gegevens snel en kunnen deze direct verwerken in ons systeem. De verwachting is dat daarmee de klant sneller zijn of haar besluit zal krijgen.

4. Kan ik altijd keuringen op papier blijven doen?

Het digitaal indienen heeft duidelijke voordelen voor u en de klant. Zo gaat de verwerking sneller, vraagt het minder administratie van u, hoeft de klant niet langer naar de postbus en is er minder kans op fouten en kwijtraken van formulieren. Wij hebben als overheidsorgaan altijd de verplichting om een alternatief te bieden voor een digitaal kanaal, dus ja, u kunt voor het indienen van de keuringsformulieren ook nog gewoon de reguliere papieren route blijven gebruiken. .Wel vragen we de gecertificeerde arbodiensten en artsen waar wij gericht naar verwijzenom zoveel mogelijk digitaal te gaan werken.

5. Hoe kan een klant opzoeken welke artsen wel of niet digitaal werken?

Dat kan de klant niet zelf opzoeken. Het enige wat hij/zij kan doen, is vooraf telefonisch informeren bij de arts. U kunt als arts zelf uiteraard wel via uw eigen communicatiemiddelen aan uw klanten laten weten dat u digitaal werkt.

Het verkrijgen van een account

6. Voor een account op ZD heb ik twee AGB-codes nodig, namelijk een organisatie AGB en een persoonlijke AGB. Hoe kom ik daaraan?

Heeft u geen AGB-code(s), dan vraagt u deze aan op AGBCode.nl. Er zijn verschillende situaties mogelijk.

a. Uw organisatie heeft al een AGB-code, maar uzelf nog niet.

Dan vraagt u een persoonlijke AGB-code aan. Daarbij vermeld u de organisatie waar u voor werkt en dan wordt uw persoonlijke code gekoppeld aan de organisatie waar u voor werkt. Weet u niet wat de AGB-code is van uw organisatie, dan kunt u op de site zoeken op naam van de organisatie of dit binnen uw organisatie achterhalen.

b. Uw organisatie heeft nog geen AGB-code en uzelf ook nog niet.

Dan dienen beide aangevraagd te worden. U kunt hiervoor eventueel het stappenplan ‘AGBCode aanvragen persoonlijk en onderneming’ gebruiken. Zie hiervoor cbr.nl/zorgdomein.

Voorbeeld 1:

U bent basisarts, werkt voor uzelf en heeft wel een inschrijving bij de Kamer va Koophandel. In dat geval vraagt u een organisatiecode aan op de naam van uw onderneming, ingeschreven bij de KvK. Vervolgens vraagt u een persoonlijke AGB-code aan.

Voorbeeld 2:

U bent basisarts, werkt voor uzelf en heeft geen onderneming. In dat geval is het niet mogelijk om een AGB-code voor een organisatie aan te vragen. In dit geval kunt u dan ook niet op ZorgDomein en niet digitaal gaan werken. Let op: voor het aanvragen van een organisatie AGB is een Kamer van Koophandel-inschrijving verplicht.

c. U heeft een persoonlijke AGB-code, maar uw organisatie nog niet.

Vraag dan een organisatie AGB-code aan. Met in het achterhoofd bovenstaande twee voorbeelden.

7. Ik heb een vraag over de aanvraag van een AGB-code. Waar moet ik dan zijn?

Dan kunt u een email sturen aan: info@agbcode.nl of bellen met Vektis via 030 800 83 80

8. Mijn organisatie werkt al met ZorgDomein, hoe krijgen ik en mijn collega’s makkelijk onze persoonlijke accounts?

De verantwoordelijk beheerder binnen uw organisatie kan makkelijk collega’s uitnodigen vanuit zijn of haar account. Ga binnen uw organisatie na wie dit is. Of doorloop de aanmeldflow, indien uw organisatie al bekend is binnen ZorgDomein krijgt u hiervan een melding. U ontvangt daarna een uitnodiging om uw account te activeren. Heeft u hierover vragen? Dan kunt u terecht bij de afdeling Service en Support van Zorgdomein. Telefoon: 020-4715282. Of stuur een email naar: support@zorgdomein.nl

9. Ik werk voor meerdere organisaties. Hoe zorg ik dat ik binnen ZorgDomein maar één inlogaccount krijg en vanuit daar kan kiezen voor welke organisatie ik de keuringen uitvoer?

Meld elke organisatie aan via de aanmeldflow. Bij de eerste activeringsmail die u ontvangt met daarin een link om uw ZorgDomein account te activeren, kiest u na het klikken op de link RECHTS voor ‘Account aanmaken’. Bij de tweede activeringmail, kiest u na het klikken op de link LINKS voor ‘Inloggen’. Daar vult u dan gebruikersnaam en wachtwoord in van uw ZorgDomein account. Op deze wijze heeft u aan het einde slechts één ZorgDomein account, maar kunt u wel vanuit meerdere organisaties keuringen uitvoeren. Heeft u hierover vragen? Dan kunt u terecht bij de afdeling Service en Support van Zorgdomein. Telefoon: 020-4715282. Of een email sturen naar: support@zorgdomein.nl

10. Is er een BIG-registratie nodig voor het keuren via ZorgDomein?

Ja. Als u een account aanmaakt bij ZorgDomein, dan kunt u in uw profiel uw BIG-registratienummer invoeren. Doet u dit niet, dan zal u een melding krijgen op het moment dat u een keuringsformulier wilt openen. Het openen en afhandelen van een keuringsformulier is alleen mogelijk als u daadwerkelijk het BIG-nummer heeft ingevoerd.

Voor wie?

11. Welke formulieren kan ik digitaal insturen via Zorgdomein?

Alle aanvragers voor een groot rijbewijs (CDE rijbewijs) en ouderen van wie het rijbewijs op of na hun 75e verjaardag verloopt krijgen een verwijsbrief van het CBR met daarin één of meerdere ZD-codes. De ZD-code is gelinkt aan het formulier dat een arts moet invullen. Per formulier wordt één ZD-code verstrekt.

Zodra in de verwijzing een ZD-code is opgenomen én u heeft een account bij Zorgdomein, dan kunt u van start.

12. Kunnen alle artsen en specialisten met ZorgDomein werken?

In principe kan straks elke arts en specialist met een account bij ZorgDomein formulieren digitaal gaan indienen.

Voor oogartsen en psychiaters

Voor oogartsen en psychiaters is het lastiger. Oogartsen verzenden vaak bijlages bij hun bevindingen, het is nu nog niet mogelijk om dat digitaal te doen. Dat betekent dat de rapportage deels digitaal en deels per post zal moeten gaan. Dat is uiteraard geen ideale situatie. We bevelen oogartsen die veelal bijlagen mee moeten sturen, dan ook om voorlopig op papier te blijven werken. Psychiaters werken veelal met eigen formats en open rapportages. We hebben nu nog geen mogelijkheid om deze digitaal aan te bieden. Ook psychiaters adviseren we voorlopig op papier te blijven werken.

Werking van ZorgDomein

13. Hoe verstuur ik een rapport via Zorgdomein?

  • U logt in op ZorgDomein;
  • Ga direct in het startscherm naar 'Keuring uitvoeren' of naar het tabblad 'Regie';
  • Voer in het zoekveld de ZD-code in die in de brief van uw cliënt staat. Klik vervolgens respectievelijk op ‘Zoeken’ of ‘Export’.
  • U ziet de vragenlijst behorende bij de ingevulde ZD-code. Klik op ‘Beantwoorden’;
  • Nu kunt u het formulier digitaal invullen. Na goedkeuring van de cliënt, verstuurt u het formulier digitaal naar het CBR door te klikken op 'Versturen'. Een kopie van het ingevulde formulier kunt u eventueel ook uitprinten.

Let op. Eerder afgeronde of nog later af te ronde keuringen kunnen in het tabblad 'Regie' teruggevonden worden.

14. De cliënt heeft de code niet bij zich, hoe zoek ik de keuringsformulieren nu op?

U kunt de formulieren alleen opzoeken via de code in de verwijsbrief. Wij adviseren onze klanten de brief met ZD-code(s) mee te nemen naar de afspraak. Heeft de persoon deze brief niet bij zich, dan kan hij of zij deze opzoeken door in te loggen op mijn.cbr.nl. Als dat niet mogelijk is, dan kunt u altijd de papieren keuringsformulieren gebruiken. Of de aanvrager moet een nieuwe afspraak maken.

15. Kan ik naast de hulpformulieren ook bijlagen opsturen via ZorgDomein?

Nee. Het is alleen mogelijk om een formulier in te vullen waarvoor het CBR een verwijzing heeft gemaakt. Bij elk formulier bestaat wel een veld ‘overige opmerkingen’ en daar kunt u kwijt wat u nog meer wilt vertellen over de aanvrager.

Bent u van mening dat een aanvullend document van belang is voor een goed oordeel van het CBR, dan kunt u de bijlage per post toesturen aan het CBR. Of u kunt deze laten opsturen door de klant. Vermeld dan wel in het aantekeningenveld op het digitale formulier dat er een bijlage per post wordt opgestuurd door de klant. En zorg dat op het papieren bijlage Naam en BSN-nummer van de aanvrager van de keuring vermeld staan..

16. Tijdens het gesprek met de aanvrager van de keuring, constateer ik dat er nog een extra formulier moet worden ingevuld. Bijvoorbeeld omdat de persoon diabetes heeft. Maar die heeft hiervoor geen verwijzing ontvangen en dus ook geen ZD-code. Kan ik dan een extra formulier toevoegen?

Nee, dat is niet mogelijk. Alleen de verwijzingen die het CBR uitstuurt, kunt u digitaal invoeren. Is deze situatie aan de hand, dan zijn er twee mogelijkheden:

  1. U maakt een opmerking in het opmerkingenveld op het keuringsverslag dat u van mening bent dat deze persoon ook diabetes heeft. De medisch adviseur van het CBR kan dan vaststellen of een extra verwijzing noodzakelijk is en de aanvrager ontvangt vervolgens een verwijsbrief met code. Hiervoor zal dan wel een nieuwe afspraak gemaakt moeten worden.
  2. U vult het diabetesformulier op papier in (te downloaden van cbr.nl) en vraagt de klant het op te sturen volgens de instructies in de verwijsbrief. Vermeldt u dan wel altijd ook op het opmerkingenvelden dat er een extra formulier per post wordt opgestuurd. Let op dat naam en BSN-nummer dan goed zijn vermeld op het extra formulier.

17. Moet ik het formulier invullen als de aanvrager van de keuring erbij is?

Dat is niet iets wat vanuit het CBR is voorgeschreven. U kunt het formulier invullen wanneer dat voor u en uw cliënt het gemakkelijkste is. Wel is het zo dat (in het kader van blokkeringsrecht), het nodig is dat u voor verzending aan het CBR, aankruist of de cliënt het eens is dat u het formulier instuurt. Dat is een kwestie van een vakje aankruisen. Als u het formulier later indient, dan is het wellicht noodzakelijk om eerst contact te hebben met de cliënt voor versturing.

18. Hoe kan ik later zien wat ik heb ingestuurd?

Van alle formulieren die u instuurt via ZorgDomein vindt u een opgeslagen versie op uw eigen ‘regie-blad’. Dit kunt u zien als u inlogt op uw account en naar het tabblad regie gaat.

19. Hoelang worden de formulieren op ZorgDomein bewaard?

U kunt uw ingezonden rapportages 18 maanden lang inzien.

20. Hoe werkt het blokkeringsrecht bij digitaal insturen?

De wet schrijft voor dat u de aanvrager vraagt om akkoord voor het verzenden. Dit kunt u doen aan het einde van het gesprek of de keuring. U vinkt op het formulier aan of de aanvrager het eens is met uw bevindingen en verzending daarvan naar het CBR. Is de aanvrager het er niet mee eens, dan krijgt de CBR het formulier niet. Wel krijgen we de melding dat er gebruik is gemaakt van het blokkeringsrecht. Dit betekent dat de aanvrager een jaar lang geen aanvraag voor een Gezondheidsverklaring kan doen. Wil de aanvrager dat ook dat bericht niet verstuurd wordt aan het CBR, dan kunt u het formulier onafgerond laten. Mocht de aanvrager aangeven dat hij/zij naar een andere arts wil gaan, dan is dat mogelijk. Die kan desgewenst dezelfde code invoeren, de vragenlijst invullen en het formulier wel insturen.

21. Krijgt de klant ook een kopie van het formulier?

Als een arts het formulier digitaal instuurt, dan krijgt de klant hiervan een kopie in het klantenportaal ‘mijn.cbr.nl’. Hiervoor moet de klant dan overigens wel inloggen met DigiD met sms-code.

Invullen van vragen

22. Hoe vul ik de visuswaarde met correctie in als deze lager is dan 0,1?

Indien de waarde lager ligt dan 0,1. Dan vult u 0,09 in.

23. Het lijkt erop dat ik geen positieve visuswaarde kan invoeren?

Het systeem gaat ervan uit dat als er geen minusteken staat, het om een positieve visuswaarde gaat. Dus vult u 4 in, dan leest het systeem dit als plus 4. Waarde van -99 t/m 99 zijn toegestaan.

24. Wie kan ik bellen voor technische ondersteuning bij ZorgDomein?

Als er een technisch probleem lijkt te zijn bij het inloggen of invullen van uw documenten, kunt u het beste contact opnemen met de afdeling Service en Support van Zorgdomein. Telefoon: 020 471 52 82. Of stuur een email sturen naar: support@zorgdomein.nl

25. Wie kan ik bellen met een (medisch) inhoudelijke of procedurele vraag?

Dan kunt u contact opnemen met de klantenservice van het CBR: 088 227 77 00.

feedback